Praktycznie każdy posiada papiery, które chce chronić przed osobami trzecimi. Mogą to być dokumenty urzędowe, z banku, albo tajne umowy z kontrahentami. Z pewnością chciałbyś mieć pewność, że nie trafią w niepowołane ręce. Jak zabezpieczyć zarówno papierowe jak i wirtualne dokumenty?
Dobre zabezpieczenie dokumentów to klucz do sukcesu twojej działalności. Możesz mieć na nich zarówno dane wrażliwe (takie jak telefony i adresy swoich kontrahentów lub PESELe pracowników), ale i plany inwestycji czy rozwoju firmy. Warto więc zabezpieczyć się zawczasu! Pamiętaj, że poza fizycznymi wersjami, dokumenty to dziś również maile czy pliki. O nich musisz pamiętać!
Zabezpieczone dokumenty to twój obowiązek!
Na początku warto spojrzeć na kwestie prawne. Jeżeli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników lub twoja działalność opiera się na współpracy z osobami fizycznymi (a prościej mówiąc, posiadasz bazę danych osobowych) to obowiązkowo musisz je chronić! Mówi o tym rozporządzenie o ochronie danych osobowych czyli słynne RODO.
To twoim zadaniem jest ochrona danych w taki sposób, aby nie trafiły w ręce twojej konkurencji lub przestępców, którzy mogliby spróbować nielegalnie na nich zarobić (np. sprzedając je na czarnym rynku lub wyłudzając kredyty). Możliwości spieniężenia takiej bazy jest wiele, a każdy oszust tylko czeka na źle funkcjonujące zabezpieczenia!
Jeżeli nie wypełnisz tego obowiązku, to czeka cię kara. Ta może wynieść od kilkuset złotych do (tu najczarniejszy scenariusz) kilku milionów.
Kto może ukraść dane?
Pamiętaj, że również w dokumenty w formie fizycznej mogą paść łupem złodziei. Potencjalnych złoczyńców mogących polować na wartościowe dane możesz szukać nie tylko wśród przedstawicieli konkurencji, ale też własnych pracowników. Oczywiście, nie znaczy to, że masz przestać ufać wszystkim ludziom, których zatrudniasz. Pamiętaj jednak, że zaufanie powinno być zawsze ograniczone.
Na fizyczne wersje danych mogą też wpaść nieuczciwi klienci (którzy mogą zrobić im zdjęcie), jeżeli pracownicy nieumiejętnie się z nimi obchodzą. Ich również musisz wyszkolić w kwestii ochrony wrażliwych dokumentów.
Poza dokumentami w formie fizycznej z pewnością masz również te cyfrowe. Mogą one też łupem hackerów, którzy wykorzystają każdą lukę w twoim systemie zabezpieczenia. Są jednak sposoby na ochronę dokumentów zarówno w wersji elektronicznej jak i tradycyjnej!
Większość osób zastanawia się co zrobić w takim wypadku? Zgłosić się do policji czy lepiej wynająć detektywa? A może zadziałać samodzielnie?
Zobacz jak chronić dokumenty!
Jeżeli chodzi o wersję papierową, to najbardziej tajne papiery chowaj w dobrze zabezpieczonym i ukrytym sejfie. Klucz do takiego urządzenia powinieneś mieć wyłącznie ty albo osoby, które są do tego upoważnione i odpowiednio przeszkolone. Nie upoważniaj do dostępu zbyt wielu ludzi!
Postaw też na pełne bezpieczeństwo. Pomieszczenie, w którym taki sejf się znajduje powinno być kontrolowane i obserwowane. Postaw na monitoring przemysłowy i ewentualne wsparcie ukrytej kamery. Pamiętaj, że jeżeli w dokumentach znajdują się ważne informacje, to są one warte więcej od sporych pieniędzy!
Po co do monitoringu przemysłowego dołączać ukryty? Złodziej może pracować w twojej firmie i świetnie zna położenie kamer, co ułatwi mu zakrycie obrazu. Ukryta kamera (najlepiej z widokiem na żywo) da ci dodatkowe zabezpieczenie i pozwoli zareagować już w trakcie potencjalnej kradzieży.
A jak w takim razie kontrolować dokumenty zgromadzone na dyskach twardych? Na początku zainwestuj w dobre oprogramowanie antywirusowe i firewall. Skorzystaj do tego z porad doświadczonych fachowców. Bardzo tajne dane powinieneś trzymać na komputerze, który jest odcięty od ogólnego Internetu i ma ewentualnie podpięcie do wewnętrznej sieci.
A co z komputerami pracowników? Jeżeli zauważysz kradzież danych to powinieneś zareagować natychmiastowo. To dlatego firmowy sprzęt powinien być bacznie obserwowany a do tego celu może posłużyć szpieg komputera. Służy do tego specjalne oprogramowanie, które pozwoli ci mieć stałą kontrolę nad ruchami pracowników. Dowiesz się jakie czynności wykonywali oni przy służbowych komputerach i czy czasem nie próbowali wynieść poufnych danych na zewnątrz.
Jeżeli zastosujesz wszystkie powyższe kroki i będziesz ostrożnie podchodził do kwestii zabezpieczenia dokumentów, to możesz pracować spokojnie, bez obaw o nawet najwrażliwsze dane!
